Loi 96 et francisation : vos obligations linguistiques en tant qu'employeur au Québec

Depuis l'entrée en vigueur de la Loi 96 (Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français), les obligations linguistiques des entreprises se sont considérablement resserrées. Ce qui ne concernait autrefois que les grandes entreprises touche désormais un bassin beaucoup plus large de PME. Si vous démarrez ou faites croître votre entreprise au Québec, il est essentiel de comprendre à partir de quel moment la Charte de la langue française s'applique à vous — et ce que cela implique concrètement pour votre affichage, vos communications et vos contrats.

Le seuil qui change tout : 25 employés

Avant la Loi 96, seules les entreprises de 50 employés et plus devaient obtenir un certificat de francisation auprès de l'Office québécois de la langue française (OQLF). Ce seuil descend progressivement à 25 employés. Concrètement, si votre entreprise emploie 25 personnes ou plus sur le territoire québécois pendant au moins six mois, vous devez :

• Vous inscrire auprès de l'OQLF dans les trois mois suivant l'atteinte du seuil;
• Produire une analyse de la situation linguistique de l'entreprise;
• Obtenir, au besoin, un certificat de francisation attestant que le français est la langue normale du travail.

Les entreprises de moins de 25 employés ne sont pas exemptées de la Charte pour autant : elles doivent tout de même respecter les obligations générales en matière d'affichage, de contrats de travail et de communications avec le personnel.

Affichage commercial : le français doit dominer

Que vous ayez 2 ou 200 employés, votre affichage public — enseignes, publicités extérieures, site web transactionnel visant le marché québécois — doit présenter le français de façon nettement prédominante lorsqu'une autre langue est utilisée. Une marque de commerce reconnue dans une langue autre que le français peut être affichée, mais elle doit être accompagnée d'un générique ou d'un slogan en français si elle apparaît sur une affiche extérieure.

Communications avec les employés

La Loi 96 renforce le droit des employés de travailler en français. Concrètement, un employeur doit :

• Rédiger les offres d'emploi, les évaluations de rendement et les communications internes en français;
• Éviter d'exiger la connaissance d'une autre langue que le français comme condition d'embauche, sauf si cette exigence est réellement nécessaire à la tâche et documentée;
• Fournir la version française de tout document destiné au personnel, même si une version dans une autre langue est aussi remise sur demande.

Ces règles s'articulent directement avec vos obligations générales en matière d'emploi. Si vous préparez votre premier contrat d'embauche, notre guide sur l'embauche de votre premier employé au Québec couvre les autres obligations légales à connaître, tandis que notre article sur la rédaction d'un contrat de travail conforme aux normes du travail vous aidera à structurer un document qui respecte à la fois les normes du travail et la Charte de la langue française.

Contrats et documents commerciaux

Depuis juin 2023, les contrats d'adhésion — ceux que les clients ne peuvent pas négocier, comme les contrats de service standardisés — doivent être rédigés en français. Une version dans une autre langue peut être fournie seulement si les deux parties en font expressément la demande après avoir eu accès à la version française. Cette règle touche aussi les factures, les reçus et les garanties.

« Le français est la langue normale et habituelle du travail, des communications, du commerce et des affaires. » — Charte de la langue française, article 4

Se préparer avant que ça ne devienne urgent

Beaucoup d'entrepreneurs découvrent ces obligations seulement lorsqu'ils approchent le seuil des 25 employés — un moment où la croissance de l'entreprise est déjà en plein élan. Il est plus efficace d'intégrer la conformité linguistique dès la structuration de vos processus RH : gabarits de contrats en français, politique d'affichage claire, outils de gestion capables de produire des documents bilingues au besoin.

Cette planification s'inscrit dans une démarche plus large de conformité réglementaire, au même titre que vos obligations en matière de protection des renseignements personnels. Si ce n'est pas encore fait, consultez aussi notre article sur la Loi 25 et la protection des renseignements personnels, une autre obligation légale incontournable pour les PME québécoises.

Pour les entreprises qui approchent le seuil critique ou qui ont des doutes sur l'application de la Charte à leur secteur, l'Office québécois de la langue française propose des outils d'autodiagnostic et un accompagnement pour la démarche de francisation. Éducaloi offre également des explications juridiques vulgarisées sur vos droits et obligations linguistiques en entreprise.

Enfin, pour structurer l'ensemble de vos obligations légales dès le lancement — de l'immatriculation à la fiscalité en passant par les ressources humaines — consultez notre section Législation & réglementation, qui regroupe tous nos guides pratiques sur le sujet.